Controllo e audit di processo
Auditare i Processi: Le Basi
Il controllo di processo è essenziale per assicurare uno svolgimento del lavoro efficace, per verificare la corretta applicazione dei requisiti di riferimento e per garantire il miglioramento continuo delle attività svolte.
Gli strumenti utilizzati dai professionisti per compiere questi controlli sui processi (soprattutto su quelli produttivi) sono i più disparati; tra questi, ricordiamo:
- L'Ispezione: Si definisce come "ispezione" una forma di verifica per riscontrare, mediante esami o misure, la conformità di un prodotto, di un'attrezzatura, di una strumentazione, di un dispositivo, di un sistema, di un servizio o di una attività alle prescrizioni specificate.
- Il controllo statistico di processo (SPC): Il controllo statistico di processo, in inglese statistical process control, spesso abbreviato in SPC, viene esercitato per mantenere la variabiltà di un dato processo all'interno di confini ben definiti. Serve a garantire il regolare svolgimento di un certo processo con risultati prevedibili e conformi e si basa sull'analisi statistica delle operazioni produttive per eliminare eventuali problemi mediante la previsione.
- Il controllo dei prodotti.
Per mantenere, invece, sotto controllo i processi più generali di un sistema qualità, a queste tecniche comuni si aggiunge un riesame periodico della direzione e, spesso, alcune azioni di autovalutazione (ampiamente discussa nella ISO 9004) come - ad esempio, l'audit interno (o verifica periodica) che va a costituire la base della dichiarazione che un'organizzazione sta lavorando bene.
Il riesame del sistema da parte della direzione è un processo che prevede che il top management svolga valutazioni regolari e sistematiche dell'idoneità, dell'adeguatezza, dell'efficacia e dell'efficienza del sistema di gestione rispetto alla politica per la qualità che ha stabilito e agli obiettivi che ha fissato (punto 5.6. della norma ISO 9001).
Il riesame della direzione dovrebbe anche verificare che ciò che viene fatto nella realtà di tutti i giorni sia in linea con la politica della qualità e con gli obiettivi o se occorra ripensare i processi o definire meglio politica ed obiettivi, in risposta alle mutate esigenze ed aspettative delle parti interessate.
Il riesame della direzione comprende anche un ragionamento sulla necessità o meno di azioni tese al miglioramento di prodotti e processi.
Uno degli input fondamentali perché la direzione possa fare il suo riesame periodico sono i verbali degli audit interni.
L'auditing è un processo, in cui deve essere garantita una valutazione oggettiva e imparziale, che viene applicato su tutto il sistema (o su una sua parte stabilita) e che si svolge secondo criteri concordati stabiliti al punto 8.2.2. della norma ISO 9001.
Chi svolge un audit deve avere una buona conoscenza del processo che andrà a verificare.
Il concetto di audit è ben definito all'interno della norma ISO 19011 e nella ISO 9000 e può essere riassunto come un processo sistematico, indipendente e documentato, teso ad ottenere elementi probativi da valutare con obiettività per determinare in quale misura i criteri di riferimento siano stati rispettati. Una verifica periodica interna è estremamente utile per:
- Ottenere evidenze oggettive (fatti supportati da dati attendibili) relative al sistema, al processo, all'area oggetto dell'audit;
- Per determinare la misura in cui il sistema, il processo, l'area oggetto dell'audit soddisfano alcuni criteri specificati.
Gli audit interni di processo vengono utilizzati per valutare l'adeguatezza dei documenti utilizzati per implementare il Sistema di gestione, per assicurarsi che i requisiti della ISO 9001 e delle norme di settore siano stati raggiunti, per garantire il rispetto di tutte le cogenze e per stimare l'efficacia (e spesso dell'efficienza) dell'intero sistema.
Gli audit possono anche essere utilizzati dalle organizzazioni più avvedute per identificare tutte le opportunità di miglioramento che possono spingere un processo a rendere di più o, comunque, a fare meglio Queste autovalutazioni, per essere davvero utili, dovrebbero diventare degli esami molto dettagliati e tenere presente anche la maturità del sistema di gestione esaminato
Qualsiasi audit di processo deve sottostare ai principi che ne regolano il buono svolgimento e che sono ben indicati nella norma ISO 19011:2011.
Questi principi riguardano l'affidabilità complessiva e il buon funzionamento dell'audit, l'integrità degli auditor e come i controlli vengano effettuati e le evidenze oggettive raccolte.
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(tratto da Qualitiamo)